Como usar etiquetas para segmentar conversas no WhatsApp

Separar e identificar conversas de clientes de forma rápida pode mudar completamente o resultado do atendimento. Muitas vezes, nos deparamos com filas de mensagens, demandas diferentes e solicitações acontecendo ao mesmo tempo no WhatsApp de uma empresa. Com isso, fica fácil se perder em meio a tantos contatos. É aqui que o uso de etiquetas começa a revelar o seu real valor.

Nesta jornada, queremos compartilhar como aplicamos, na ClikChat, as práticas mais eficazes para segmentar conversas usando etiquetas no WhatsApp. Nosso objetivo é mostrar formas simples que ajudam a centralizar informações, organizar fluxos de trabalho e favorecer a personalização, sempre de modo prático e próximo da realidade das equipes.

Por que segmentar conversas com etiquetas?

Ao longo dos anos, vimos que etiquetas são muito mais que pequenos marcadores coloridos. Quando bem utilizadas, elas se tornam verdadeiras ferramentas de gestão de relacionamento com o cliente. A etiquetagem torna fácil visualizar rapidamente o status de cada conversa, aponta prioridades, indica demandas específicas e até permite mensurar resultados de campanhas realizadas pelo WhatsApp.

A segmentação por etiquetas é útil em situações como:

• Separar leads recebidos por campanhas de marketing;
• Classificar clientes por etapa do funil de vendas;
• Identificar solicitações de suporte e pós-venda;
• Filtrar atendimentos pendentes, concluídos ou em espera;
• Acompanhar solicitações críticas, como reclamações ou urgências.

Organizar é economizar tempo e evitar retrabalho.

Esses exemplos ilustram a diferença entre um atendimento disperso e um atendimento centralizado, como defendemos na ClikChat.

Como funcionam as etiquetas no WhatsApp?

No WhatsApp Business, as etiquetas funcionam como marcadores visuais, aplicáveis a conversas ou contatos. Elas aparecem na tela principal em diferentes cores ou nomes, de acordo com a categorização desejada. Isso permite, por exemplo, que vendas, pós-vendas ou suporte fiquem fáceis de identificar num só olhar.

Marcar conversas é uma forma prática de transformar uma caixa de entrada caótica em uma lista organizada e objetiva. Uma vez segmentadas, as conversas podem ser acessadas por filtros de etiquetas, facilitando decisões rápidas e ações estratégicas.

Passo a passo: criando e usando etiquetas

Baseados no que aplicamos diariamente na ClikChat, acreditamos em uma rotina simples, mas eficiente, para organização de conversas:

1. Defina uma estratégia de segmentação: Antes de criar etiquetas, é fundamental pensar na categorização. Que tipos de atendimento sua equipe faz? O que faz sentido acompanhar? Anote as principais necessidades antes de sair etiquetando tudo.
2. Crie etiquetas claras e objetivas: No WhatsApp Business, vá ao menu de etiquetas e insira nomes curtos, fáceis de entender e que representem as etapas do atendimento (exemplo: “Novo Lead”, “Orçamento”, “Suporte”, “VIP”, “Aguardando Resposta”).
3. Apresente o processo à equipe: Para a segmentação funcionar, todos precisam usar o mesmo padrão de nomes e aplicar as etiquetas nos contatos ou conversas assim que uma nova interação surgir.
4. Combine etiquetas: Não tenha receio de usar mais de uma etiqueta num mesmo contato. A combinação cria filtros ainda mais poderosos e possibilita ações personalizadas, como campanhas e pós-venda direcionados.
5. Reavalie as etiquetas periodicamente: Com o tempo, algumas etiquetas deixam de fazer sentido ou podem ser ajustadas para refletir mudanças nos produtos ou processos de atendimento. Reúna a equipe a cada dois ou três meses para revisar a lista.

Como a ClikChat transforma o uso de etiquetas

Nas plataformas tradicionais, aplicar etiquetas depende do uso manual e de alto grau de atenção da equipe. Com soluções como a ClikChat, é possível integrar automações para atribuição de etiquetas conforme o fluxo da conversa.

Por exemplo:

• Etiqueta automática para cada lead captado via API WhatsApp, conforme detalhamos em nosso artigo sobre captação de leads via API WhatsApp;
• Aplicação de etiquetas durante campanhas, identificando clientes engajados, interessados ou que solicitaram orçamento, como explicamos em nossas dicas práticas de campanhas;
• Associação de etiquetas a partir de respostas em chatbots, encaminhando contatos automaticamente para o time certo;
• Centralização da visualização das etiquetas em uma caixa de entrada compartilhada, acelerando atendimentos em equipe;
• Geração de relatórios personalizados com base nas etiquetas, facilitando avaliações de desempenho e tomada de decisão.

Automação e segmentação mudam o patamar dos resultados, pois permitem que cada contato seja tratado de acordo com seu contexto.

Boas práticas para segmentação com etiquetas

Com toda experiência acumulada em consultorias e implantando ClikChat em diferentes negócios, elencamos dicas que facilitam o dia a dia e evitam confusões:

• Simplicidade acima de tudo: Quanto mais simples, mais fácil é para o time seguir o padrão e manter as etiquetas atualizadas.
• Controle de acesso: Se mais de uma equipe mexe na mesma lista, vale documentar regras de uso para evitar conflitos.
• Cada contato, sua etiqueta: Não hesite em mudar de etiqueta conforme o cliente avança no funil. Atualizações constantes são naturais no processo de atendimento.
• Periodicamente limpe etiquetas desnecessárias: Eliminar marcadores obsoletos mantém o ambiente organizado.
• Integre etiquetas a relatórios: Use as informações registradas para medir efetividade das campanhas, tempo médio de resolução ou quantidade de clientes VIP, por exemplo.

Etiquetas bem usadas são sinônimo de atendimento ágil, personalizado e centralizado.

Exemplo prático de implementação

Imagine uma empresa que recebe cem mensagens por dia, vindas de campanhas, clientes antigos e perguntas aleatórias. Com etiquetas como “Novo Lead”, “Orçamento”, “Reclamação” e “Pendente Cliente”, cada contato recebe logo na chegada um identificador. Assim, cada equipe foca somente nas conversas que têm prioridade para sua rotina, reduzindo ruído entre times.

No painel da ClikChat, conseguimos automatizar a atribuição dessas etiquetas de acordo com palavras-chave ou passos seguidos nos chatbots, aumentando ainda mais a precisão do filtro. Esse recurso é especialmente útil para quem também atua com múltiplos canais, já que centralizamos tudo numa única plataforma.

Para quem deseja estender ainda mais a orquestração e centralização, vale conhecer o universo do atendimento digital, conceitos de automação e também possibilidades de integração entre plataformas, temas nos quais temos expertise.

Conclusão

O uso de etiquetas para segmentar conversas no WhatsApp é mais do que uma função extra: muda o jogo do atendimento ao cliente e da geração de resultados para empresas de todos os portes. Entendemos, por experiência, que etiquetas bem configuradas trazem clareza, garantem acompanhamento eficiente de clientes e permitem personalizar processos, fatores que impactam direto na satisfação e fidelização.

Se você quer ver seu atendimento finalmente centralizado, organizado e pronto para crescer, teste a ClikChat por 7 dias grátis e descubra como a automação de etiquetas pode transformar sua comunicação pelo WhatsApp e outros canais digitais!

Perguntas frequentes

O que são etiquetas no WhatsApp?

As etiquetas no WhatsApp são marcadores visuais criados para organizar contatos ou conversas por categorias personalizadas. Elas servem para identificar rapidamente o status ou perfil do cliente dentro do aplicativo.

Como criar etiquetas no WhatsApp?

Basta abrir o WhatsApp Business, tocar em “Etiquetas” no menu principal e escolher “Nova etiqueta”. Digite um nome simples, selecione uma cor e salve. Em seguida, aplique a etiqueta à conversa ou contato desejado com poucos toques.

Para que servem as etiquetas nas conversas?

As etiquetas ajudam na segmentação, filtragem rápida e no acompanhamento do ciclo de vida de cada contato. Elas facilitam a priorização de atendimentos, o controle interno dos times e a análise dos resultados obtidos com campanhas ou fluxos de automação.

Como organizar contatos com etiquetas?

Atribua etiquetas aos contatos conforme sua origem, interesse ou etapa no funil de atendimento. Assim, agrupe quem veio de campanhas, quem fez compras e quem recebe suporte. Filtre e revise regularmente essas etiquetas para manter sua lista sempre alinhada.

É possível excluir ou editar etiquetas?

Sim. Pelo WhatsApp Business, acesse o menu de etiquetas, toque na etiqueta desejada e escolha excluir ou editar o nome e a cor. Isso permite ajustar a organização de acordo com a evolução das demandas do seu negócio.